【中途転職】履歴書をメールで送るときの書き方や注意点を採用担当者視点で紹介

履歴書をメールで送る場合にも、ビジネスとしてのルールやマナーがあることはご存じでしょうか?

特に中途採用の場合は、ある程度の社会経験があるとみなされていますので、ルールやマナーに沿っていないメールを送ってしまうと、非常にマイナス印象となってしまいます。

そこで、今回は応募先の企業にメールで履歴書を送るときのルールやマナー、よくある疑問の解決策などを分かりやすく紹介したいと思います。

なぜメールが重要なのか?

昔は郵送や手渡しが基本だった履歴書の送付。

今はメールで送るのが一般的になってきましたし、企業側も履歴書を受け付ける専用のサイトを用意したり、LINEなどのSNSでも受け付けすることも珍しくなくなってきました。

郵送や手渡しに比べると、グッと便利な世の中になってきましたね。

ですが、便利になったがゆえに、気楽に履歴書を送ってしまうという弊害が出てきています。

例えば

  • 友達感覚で送ってくる
  • 本文なしで履歴書が添付されているだけ
  • 履歴書を開かないと名前すらわからない
  • 迷惑メールだろこれ?

こんな笑い話のような話が、採用担当者を毎日悩ませているのが現実です。

どんな形であれ、履歴書が送られてきたらエントリーとみなす必要がありますが、新卒者であれば「仕方ないな」で済みますが、社会人経験のある中途採用であれば、まあスタート地点からマイナスからとなりますよね。

特に多いのが「友達感覚で送ってくる」パターンです。

履歴書を送る前に、採用担当者となんどかやり取りをしている場合にそのような傾向が強くなります。

メールやSNSでやり取りすると、仲良くなった気になるんですかね。

「じゃあ、履歴書送っておくので、よろしく」

なんてメールが来たら、そっとDeleteキー押したくなります。

そんな残念な人にならないように、この記事をしっかり読んでポイントを押さえておきましょう。

履歴書をメールで送る前に確認したい3つのポイント

履歴書をメールで送るときも、ビジネスマナーやルールをしっかりと守る必要があります。

最低限知っておきたい3つのポイントを紹介します。

  • 件名は分かりやすく
  • 本文は端的に
  • 履歴書はPDFにする
  • PDFはパスワードを設定する

件名は分かりやすく

メールの件名は、件名を見ただけで内容が分かるようにします。

採用担当者は毎日たくさんのメールを処理します。

その時に、差出人やメールの件名を見て、チェックする優先度をつけることが多いですね。

その為、メールの件名を読んだだけで、あなたから履歴書が送られてきたことが分かるようにしておくことが大切です。

具体的な件名の付け方は、次章の「採用担当者に喜ばれるメールの書き方」で紹介します。

本文は端的に

メールの本文も、メールの件名と同様に読んですぐに理解できる「分かりやすさ」が必要になります。

採用担当者は、採用関係だけでなく日常業務などのたくさんのメールを処理する必要があります。

多い人では、朝パソコンを立ち上げたら30通以上のメールが届いている場合もあります。

その時に、何度も読み直さないと内容を理解できないようなメールを送るのは問題外ですね。

特に連絡事項がない場合は、10秒でメールが読めて内容が理解できるようにしましょう。

具体的なメールの書き方は、次章の「採用担当者に喜ばれるメールの書き方」で紹介します。

履歴書はPDFにする

履歴書はWord等で作成した場合、指定が無い限りはPDFに変換してPDFを送るようにしましょう。

理由はWord等の生ファイルを送ると、相手側で開けない可能性があるからです。

近年であればWordの生ファイルを送っても、相手側で開けないということはほぼなくなりましたが、それでも開けないリスクがゼロ出ない限りはリスクを回避するのがビジネスとしての基本です。

PDFを開けないリスクはないのか?という点ですが、Windows10やWindows11であれば標準でPDFを参照できるようになっていますし、フリーのPDFリーダーがありますので、そこは問題ないでしょう。

逆に、一昔前はPDFに変換するためには、有料版のPDFWriterツールが必要でしたが、現在はWordにも標準でPDFに変換できるようになっています。

もし、応募先企業から送付方法について指示がある場合は、その指示に従いましょう。

また、PCのトラブルなどでどうしてもPDFにできない場合は、Wordなどの生データを送っても大丈夫です。

その際に、「もしファイルが開けない場合は、お手数ですがご一報いただけると幸いです」というようにひとことつけておきましょう。

PDFはパスワードを設定する

PDFには可能な限りパスワードを設定して送るようにしましょう。

履歴書は個人情報ですので、メールのように不特定多数の人が参照する可能性がある場合はパスワードを設定するのは基本です。

パスワードを設定することで、相手側には都度パスワードを入力するという手間が発生しますが、手間よりも個人情報保護の方が重要です。

仮にパスワードを設定するなと言われたら、その企業は個人情報保護の認識が低い可能性がありますね。

とはいえ、PDFにパスワードを設定すれば完璧に個人情報が守られるわけではありませんが。

セキュリティー意識の高い企業では、履歴書の送付はメールではなく、専用のクラウドサービスを使う企業も増えてきていますね。

WordでPDFを作成するときにパスワードを設定することも可能ですが、そのやり方もこの記事で紹介します。

パスワードは別メールで連絡する

PDFを添付したメールに、回覧用のパスワードを記入してしまっては意味がありません。

そこで、PDFを送付したメールとは別メールでパスワードを記入したメールを送るようにしましょう。

この方法には賛否ありますが、専用のクラウドサービスを使用していない限りは、手軽な代替手段はありませんので仕方ないですね。

Googleドライブなどの個人向けファイル共有サービスは利用しない

履歴書をGoogleドライブなどのファイル共有サービスで共有すればいいのでは?と考える方もいます。

手段としては全く問題ありませんが、企業によってはセキュリティーの観点から、Googleドライブなどへのアクセスを禁止していたり、そもそもアクセス制限をかけている場合もあります。

個人用のGoogleドライブなどは、ビジネスユースは想定しておらず簡素なセキュリティー管理となっているので、重要なソースコードが外部に漏れるなどのトラブルを未然に防ぐために、制限を書けている場合があります。

そうなると、あなたが送ったアクセス用のURLをクリックしても、当然履歴書はダウンロードできません。

ダウンロードできなかったので別の手段で再送してくださいと連絡をくれればいいのですが、応募者多数の場合は連絡されないなんていうリスクもあります。

ちなみに、私が担当していた時は、きちんと連絡していましたよ。

でも、再送してくださいと連絡しても、再送されないということも少なくありませんでした。

ほかにいい会社が見つかったのならいいのですが、メールが届いていないとか、見落としているとなるとダメージ大きいですよね。

もしファイル共有サービスを使用して履歴書を送りたい場合は、「個人情報保護の観点で」という理由をしっかりと明記した上で、採用担当者に事前に確認をしてみましょう。

その結果OKであればGoogleドライブなどのファイル共有サービスの利用は大丈夫です。

採用担当者に喜ばれるメールの書き方

履歴書をメールで送る場合は、こちらから自主的に送る場合と、相手から指示があって送る場合の2種類あります。

それぞれ記入の仕方が若干変わりますが、基本的な構成は変わりません。

基本的なポイントと具体的な書き方について紹介したいと思います

メールの件名は「要件/氏名」にする

メールは誰からどんな内容のメールか一目で分かるように、「要件」と「氏名」を記載しましょう。

件名のサンプル

履歴書の送付/氏名(フルネーム) ※相手から指示があった場合など

〇〇職応募の件/氏名(フルネーム) ※〇〇は応募職種

中途採用への応募/氏名(フルネーム) ※募集職種が1つの場合など

上記以外でも分かりやすければOKですが、あまり長い件名だと逆に分かりにくくなりますので、端的に要件を表現しましょう。

本文の構成は必要な情報を分かりやすく書く

メール本文は内容が分かりやすいように、必要な情報を端的に記入します。

どちらかというと「事務連絡」的なメールの方がいいでしょう。

本文の構成例
  1. 宛名
  2. 氏名と簡単な自己紹介
  3. 本文
  4. 結び
  5. 署名

簡単な自己紹介

相手からの指示でない場合は、簡単な自己紹介を記入してもいいでしょう。

ただ、採用担当者としては、自己紹介を長々と書かれても困りますので、端的に記入するか、思い切って書かないという方法もあります。

メールは応募の受付ですので、そこで応募の思いの丈を長々と書かれても「それは面接で聞くので・・・」となります。

署名を書く時の注意点

メールの最後には署名を入れましょう。

履歴書の送付に関わらず、社外にメールを送る際のマナーにもなります。

署名の記入例

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氏名(フルネーム)/よみ

住所

電話番号 ※固定電話の場合は必ず市街局番を記入

メールアドレス

==================

氏名はフルネームを記載しますが、読みにくい場合はフリガナを記載します。

メールアドレスは会社用ではなく、個人用のメールアドレスを記入します。

ただし、auやDocomoなどのキャリアメールは、企業側からメールを送っても、迷惑メールとして処理される可能性がありますので、Gmailなどのフリーメールを利用してください。

具体的なメールの書き方サンプル

自主的にメールを送る場合

【件名】

Webプログラム職応募の件/高見沢 和也

【本文】

システムバリュー株式会社

採用担当者様

はじめまして。

高見沢と申します。

御社の求人情報を拝見しました。

私はWebプログラムはい経験ですが、前職でのプロジェクトリーダーの経験を生かせるのではと思い、応募したくご連絡差し上げました。

こちらのメールに履歴書を添付致しますので、ご査収の程お願い申し上げます。

また、履歴書のPDFにはパスワードを設定しておりますので、このメールとは別にパスワードを記載したメールをお送り致しますので、ご確認いただけますでしょうか?

お忙しいところ、大変恐縮ですが、面接の機会を頂けると幸いです。

よろしくお願い申し上げます。

===================

高見沢 和也/たかみざわ かずや

111-1111

東京都足立区〇〇丁目〇〇番地

固定電話:01234-12-1234

携帯番号:090-1234-5678

takamizawa***@gmai.com

==================

企業から指示があった場合

【件名】

履歴書送付の件/高見沢 和也

【本文】

システムバリュー株式会社

採用担当者様

お世話になっております。

高見沢と申します。

先ほど、ご指示いただきました、履歴書を送付いたします。

お手数をおかけしますが、ご査収の程お願い申し上げます。

また、履歴書のPDFにはパスワードを設定しておりますので、このメールとは別にパスワードを記載したメールをお送り致しますので、ご確認いただけますでしょうか?

お忙しいところ、大変恐縮ですが、面接の機会を頂けると幸いです。

よろしくお願い申し上げます。

===================

高見沢 和也/たかみざわ かずや

111-1111

東京都足立区〇〇丁目〇〇番地

固定電話:01234-12-1234

携帯番号:090-1234-5678

takamizawa***@gmai.com

==================

メールを送る前のチェックポイント

メールを送信する前に、必ず内容をチェックするようにしましょう。

1回とは言わずに2回、3回とチェックすることをお勧めします。

急いでいなければ、1回目と2回目は1時間ほど時間を置いてからチェックすることで、頭の中がリセットされてミスを見つけやすくなります。

チェック内容
  • 履歴書は添付されているか?
  • 履歴書は最終バージョンか?
  • 件名や本文に誤記脱字はないか?
  • 宛先が間違っていないか?
  • 署名は入っているか?

よくある質問

履歴書をメールで送る際のよくある質問をまとめてみました。

手書きの履歴書をPDFにして送った方がいいのか?
わざわざ手書きで履歴書を書いてメールで送る必要はなく、Wordなどで作成したものをPDFにして送りましょう。

「履歴書は手書きがいい」と思っている方もいますが、本当はどうなんでしょうか?
採用担当者の立場としては、圧倒的に「パソコンで作成した履歴書の方がいい」ですね。
なぜかというと、手書きは読むのに時間が掛かるということです。
これは字が上手い下手の問題ではなく、達筆すぎても逆に読みにくい場合もあります。
また、Wordなどで作成したPDFであれば、コピペで社内システムに転記もできます。
メールで履歴書を送ったことを先方に電話等で伝えた方がいいか?
これもよく聞かれる質問ですが、私としては「連絡したほうがよい」と思います。
なぜなら、近年企業に対するフィッシングメールが問題となっており、多くの企業で対策用のツールが導入されています。
場合によっては、あなたが送ったメールが迷惑メールと判定されて、システムが自動的に除去してしまう可能性があります。
その場合、送信先には除去されたことすら伝わりませんので、永遠とあなたの履歴書が採用担当者に届かない可能性があります。
その対策として、メールを送ったことを伝えることも必要ではないかと思います。

伝える内容は「メールを送ったけど届いているか?」とうい確認ではなく、「メールを送った」旨の連絡とします。
メールに個性は必要か?
自分をアピールするために、人とは違うことをやらなければいけないというイメージが強く、応募メールも時々個性豊かなメールが届きます。
結論から言うと、メールに個性は必要ありません。
個性よりも、最小限の文章で端的に目的を伝えるというビジネスメールの基本に沿ったメールの方が好まれます。
メールを送る時間は、時間外や休日は避けた方がいい?
ほかの方のサイトを見ていると「時間外や休日にメールを送るのは避けましょう」というようなことが掛かれている場合がありますが、正直言っていつでも大丈夫です。
個人のメアド宛に送るのであれば、時間も気にする必要はありますが、送るのはあくまで企業のメアドですし、そもそも不在時はメール見ませんので、時間外や休日でも問題ありません。

強いて言うなら、時間外や休日に送ると、他の営業メールに紛れてしまう可能性もありますが、件名に履歴書を送付する旨がしっかりと書かれていれば大丈夫です。
履歴書をGoogleドライブなどに入れてもいい?
本文でも紹介しましたが、いわゆる「無料サービス」のGoogleドライブなどは避けた方がいいでしょう。
企業のセキュリティーポリシーでGoogleドライブへのアクセスが禁止されている場合もあります。
ポートフォリオなどの提出が求められる場合は、提出方法が相手から指示されると思いますので、それに従います。
もし、指示がない場合は、提出方法について相手に確認しましょう。

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