履歴書の基本情報欄の記入ポイント

履歴書の基本情報を記入するときのポイントを紹介します。

基本情報で記入する住所などの個人情報は、採用活動の中での連絡手段として使われるだけでなく、採用が決まった後も雇用管理や賃金決定などにも利用される場合もあります。

特に税務に関する資料にも使用する場合は、住所や氏名など正確な情報が必要となりますので、ご自身の住民票などをチェックして間違えの無いように記入しましょう。

履歴書全体の記入ポイントは下記の記事で解説していますので参考にしてください。

基本情報で採用担当者にチェックされるポイント

基本情報で採用担当者にチェックされる項目は下記のとおりです。

  • 漏れなく記入されているか?

漏れなく記入されているか?

記入項目は漏れなく記入するのが基本です。

「ふりがな」や「電話番号」を個人情報だからと記入しないで提出する方も見られますが、記入するようにしましょう。

特に「ふりがな」は近年読むのが難しい名前が増えてきていますので、必ず記入しましょう。

性別は記入する?性別欄はなくなる方向

近年、性的マイノリティーが話題となっており、性別欄を記入するか否かで議論がされています。

そういう背景もありますので、性別欄は記入しなくても大丈夫です。

また、履歴書はJIS規格によって大まかなフォーマットが決まっていますが、2021年4月16日に厚生労働省が性別欄から男女の選択肢をなくするフォーマットが新たに制定されました。

性別欄自体は残っていますが、記入は任意となっていますので、記入するか否かはご自身で判断してください。

業種によっては、業務内容から募集対象が男性か女性かで決まっている場合もありますが、ITエンジニア業界では性別はあまり関係ありませんので、記入したくない場合は無記入でOKです。

記入のポイント

日付

記入のポイント
  • 日付は履歴書を提出する日を記入
  • 郵送の場合はポストに投函する日を記入
  • 和暦・西暦どちらでもよいが、履歴書内では統一する

日付は、履歴書を提出する日を記入します。

メールで送信する場合は送信する日、郵便で送る場合はポストに投函する日ですね。

日付を記入する目的は、その日付時点の情報ですということを明確にするためです。

例えば、ポストに投函した翌日に引っ越しをして住所が変わるという場合は、引っ越した日付にして住所には新しい住所を記入しても大丈夫です。

日付が違うからと言って指摘されることはありません。

氏名

記入のポイント
  • 戸籍に記入されている正確な字で記入する
  • ふりがなは必ず記入する
  • 「ふりがな」ならひらがな、「フリガナ」ならカタカナで記入する

名前の漢字は戸籍に記載されている漢字で記入しましょう。

苗字に難しい漢字を使っている場合、普段は簡単な漢字を使うこともあります。

人によっては戸籍では難しい漢字が使わているということを知らない人もいるようですので、一度確認してみてください。

「ふりがな」の欄を記入しないで提出する方も見られますが、必ず記入してください。

名前は読むのが非常に難しいです。

例えば「髙田」でも「たかだ」と読む場合もあれば「たかた」と読む場合もありますので、採用担当もかなり気を付けています。名前を間違えるのは失礼ですからね。

また、キラキラネーム的に読むのが難しい名前の方も多くなってきていますので、いろいろと手違いが起こらないようにしたいですね。

生年月日・年齢

記入のポイント
  • 和暦・西暦どちらもよいが履歴書内では統一する
  • 年齢は生まれた年を0歳とする「満年齢」とし、日付で記入した日の時点での年齢を記入する

日付と同様に、和暦・西暦どちらでもいいですが、日付は和暦・生年月日は西暦というようにバラバラにならないように気をつけましょう。

年齢は日付で記入した日の時点での年齢を記入します。

例えば、記入時は23歳、提出時は24歳の場合は24歳と記入しておきます。

提出時は23歳、面接時は24歳となる場合も考えられますが、提出時の年齢で大丈夫です。

性別

記入のポイント
  • 性別の記入は任意です
  • 記入に問題ない場合は記入する

サンプルの履歴書も「※」マークが入っていますが、性別の記入は任意となっています。

企業が指定するフォーマットの場合、従来の書式のままである可能性もありますが、記入したくない方は無記入で大丈夫です。

厚生労働省から「性別欄は任意とする旨」の指針が出されていますので「なぜ記入しないんだ」と指摘する会社は逆に避けた方がいいくらいです。

ただし、記入に対して問題がない場合は記入してもいいでしょう。

住所

記入のポイント
  • 都道府県名から記入する
  • 住民票に記載されている正確な住所を記入する
  • フリガナは市町村名まで記入する

県内の企業に応募するときに都道府県名を省略しがちですが、住所は都道府県名から記入します。

「同じ県内なんだから省略しても大丈夫だろう」と考えてしまいますが、採用担当者が県外出身だったりすると、「この〇〇町ってどこやねん!!」って困ってしまいます。

番地も住民票に書かれている正確なものを記入し、「〇丁目〇番地〇号」を「〇ー〇ー〇」と省略しないようにしましょう。

もし住民票が「〇ー〇ー〇」となっていれば、そのまま記入します。

サンプルとして掲載している履歴書はそのパターンですね。

フリガナは市町村名まで記入すればOKです。

例えば「東京都足立区青井1-2-3」なら「とうきょうと あだちく あおい」ですね。

「ふりがな」ならひらがなで、「フリガナ」ならカタカナで記入します。

電話番号

記入のポイント
  • 連絡が付きやすい番号を優先する
  • 市外局番から記入する

電話番号を記入する欄が1つの場合は、連絡が付きやすい番号を記入しましょう。

記入欄が1つでも固定電話と携帯電話両方の番号を記入してもいいです。

その時に、普段連絡が取りやすい番号を1番目に書くといいでしょう。

「電話番号」と「携帯電話」と欄が分かれている場合は、「電話番号」には家の固定電話の番号を記入します。

もし固定電話がない場合は「なし」と記入します。

固定電話がない場合、実家の番号を書いてもいいですが、実家の方には応募先企業から連絡がある旨を必ず伝えておいてください。

その際には会社名も伝えておきます。最近オレオレ詐欺やセールスが増えてきており、「〇〇株式会社の高見沢と申しますが・・・」と伝えた途端に切られることもありました。。。

連絡先

記入のポイント
  • 住所以外に連絡を希望する場合に記入

連絡先は、住所に記入した場所以外に郵送などをしてもらいたいときに記入します。

住所に記載したものと同じ場合は「同上」と記入します。

無いと思いますが、連絡先欄の上に住所欄がない場合は「住所と同じ」と記入します。

メールアドレス

記入のポイント
  • キャリアメールは避ける
  • 現在勤めている会社のメールアドレスは避ける

メールアドレスは、Docomoやauなどの携帯会社が提供しているキャリアメールではなく、GmailなどのWebメールのアドレスを記入します。

キャリアメールはWebメールからの受信を迷惑メールとして処理してしまう可能性がありますので、メールが送られてきても受信できないというトラブルが頻繁に発生しています。

Webメールであっても、場合によっては迷惑メールフォルダに入ってしまう可能性もありますので、転職活動中は迷惑メールフォルダもまめにチェックするようにしましょう。

現在在職している会社のメアドを使ってはいけません。

会社のメールは個人利用禁止している企業がほとんどですが、転職活動も個人活動なのでNGであることと、応募企業側も企業規則に従えない人と判断されてしまう可能性があります。

写真

記入のポイント
  • 3か月以内の写真を貼る
  • 自宅で撮影・印刷したものでも良いが、写真屋さんで撮影がおすすめ
  • 背景はブルー・グレー・白にする
  • 写真の裏には必ず記名する

写真は3か月以内に撮影したものを使いましょう。

可能な限り面接を受けるときの状態で写真を撮ります。

例えば、普段は眼鏡だけど面接はコンタクトにする予定とか、普段は前髪を下ろしているけど、面接は上げていく予定という場合は、それに近い格好で写真を撮ります。

当然ですが、寝ぐせのままの写真とかはNGです。

撮影や印刷はできるのであれば自分で行ったものでも構いませんし、スーパーなどに設置されている設備で撮影してもOKですが、おすすめは写真屋さんでの撮影です。

写真屋さんなら表情や顔の傾きなどをチェックしながら撮影してもらえますので、明らかに品質は良くなります。

写真の裏には必ず記名するようにします。

写真はのり付けしますが、思いのほか簡単にはがれてしまいます。

はがれた時に、間違えて別の履歴書に戻されるのを防ぐために記名します。

写真のサイズは必ず指定されたサイズの物を使いましょう。

写真サイズの基本はたて「縦40㎜X横30㎜」です。

履歴書の個人情報について

履歴書には住所や電話番号などの個人情報を記入しますので、その扱いについて心配する声も聞かれます。

現在は個人情報保護法で管理が厳格に求められていますので、仮に不採用となった場合でも個人情報が公になったり、別の目的で使用されることはほとんどありません。

履歴書は返却してもらえる?

残念ながら不採用となった場合、履歴書は返却されるのでしょうか?

一般的には履歴書は返却されません。

また、あなたから返却を希望したとしても、企業側には返却する義務はありませんので、必ずしも返却に応じてもらえるわけではありません。

法的には個人情報は、本人からの求めによる保有個人データの削除(法第26条)、保有個人データの利用の停止又は消去(法第27条)に関する規定は定められていますが、履歴書等の受け取った書類を返還する義務は規定されていません。

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